Lean Office

Project Value Stream Mapping

Value Stream Mapping is de tool die gebruikt wordt on de flow van processen te verbeteren. Traditionele VSM´s beschrijven een fysische product flow, waarin een product geproduceerd wordt op lineaire wijze. Kantoorprocessen zijn anders. Het ´product´ dat hier geproduceerd wordt is virtueel. Duurt soms maanden in plaats van minuten en om het nog complexer te maken is de flow van kenniswerk non-lineair en multi-directioneel (Morgen & Liker, 2006).

Dit artikel beschrijft het probleem met het gebruik van traditionele VSM´s in projectwerk en hoe de VSM aangepast kan worden om problemen zichtbaar te maken in deze omgeving. Tot slot wordt een voorbeeld project VSM uitgewerkt.

Obeya - Teamboards in een projectomgeving

In het artikel over de communicatie cel wordt een mogelijke opzet van een teamboard beschreven die uitermate geschikt is voor productiewerk en indirecte werkzaamheden die dagelijkse en/of wekelijkse wederkerende taken hebben waarvoor de prestatie gemeten kan worden. Dit type bord is minder geschikt voor project werkzaamheden, zoals bij Engineering, kwaliteitsafdelingen en ontwikkeling (R&D). Hiervoor is de Obeya, ook wel bekent als de war room een geschikte tool (Gort, 2015).

Office Kaizen - W.Lareau (samenvatting)

In zijn boek Office Kaizen beschrijft William Lareau een lean model waarmee specifieke office verspillingen gereduceerd worden. Het meest interessante in dit boek vind ik de type verspillingen die Lareau beschrijft die in kantoor processen de flow belemmeren, als aanvulling op de 8 traditionele verspillingen.
In dit artikel beschrijft ik in totaal 9 verspillingen die in kantoor processen te vinden zijn die door alle medewerkers ontstaan, en daarnaast nog 4 type verspillingen die ontstaan door een gebrek aan leiderschap.
 

Standaard Werk voor Leidinggevenden

Binnen een Lean organisatie heeft iedereen Standaard werk, ook managers en indirecte medewerkers. Voor deze twee groepen is het mogelijk om standaard onderdelen van een werkweek vast te leggen, zijn het niet voor de volle 100%.
Standaard werk voor indirect personeel en leidinggevende omvat onder anderen de standaard meeting structuur, Kamishibai & Gemba Walks en activiteiten die de persoon in een bepaald interval uitvoert. Focus van het standaard werk tijdens de meetings en activiteiten wordt gelegd op gedrag van de persoon tijdens de activiteiten.

6S op kantoor

Lean is een cultuur, een manier van denken, en bevat principes en tools die overal toegepast kunnen worden; thuis, in productie en ook op kantoor. Het doel van een 6S programma is verspillingen te voorkomen, waardoor medewerkers hun tijd aan waarde toevoegende werkzaamheden kunnen besteden.
In de kantooromgeving ondersteunt 6S de flow van papier en de flow van informatie. 6S activiteiten zouden zich daarom ook daarop moeten focussen. Hoe bewegen papieren zich door het kantoor of tussen verschillende kantoren? Hoe lang wacht een papier (en de collega na jou in het proces) voordat het verwerkt wordt? Hoe lang moet de medewerker zoeken voor hij het juiste papier gevonden heeft?
In het boek Lean Transformations worden 8 thema´s beschreven die je door middel van 6S in een bureau omgeving kan verbeteren, onderverdeeld in 3 categorieen: veiligheid, fysieke standaarden en virtuele standaarden (Panneman, 2017).

Ms.Outlook (E-mail)

Voor managers is het vaak een enorme tijdverslinder: E-Mails. Ze komen bij sommige mensen per honderden binnen, met als gevolg dat mensen vaak het overzicht verliezen van wat belangrijk is en wat niet, of niet meer weten welke taken ze nog op hun bordje hebben liggen.
Outlook is een prachtige Tool die man kan gebruiken om efficienter en effectiever te werken. Vaak wordt deze echter niet optimaal gebruikt, omdat gebruikers niet altijd bekend zijn met de mogelijkheden. In dit artikel worden tips beschreven om zowel efficiënt als effectief met E-mail om te gaan, waarbij de tijd die aan E-mail besteedt word zo klein mogelijk word. De tips die beschreven worden komen voornamelijk voort uit David Allan´s boek ´Getting things done´, en Stephen Covey´s boek ´Prioriteiten´.

Abonneren op RSS - Lean Office
Go to top