Ms.Outlook (E-mail)

Voor managers is het vaak een enorme tijdverslinder: E-Mails. Ze komen bij sommige mensen per honderden binnen, met als gevolg dat mensen vaak het overzicht verliezen van wat belangrijk is en wat niet, of niet meer weten welke taken ze nog op hun bordje hebben liggen.
Outlook is een prachtige Tool die man kan gebruiken om efficienter en effectiever te werken. Vaak wordt deze echter niet optimaal gebruikt, omdat gebruikers niet altijd bekend zijn met de mogelijkheden. In dit artikel worden tips beschreven om zowel efficiënt als effectief met E-mail om te gaan, waarbij de tijd die aan E-mail besteedt word zo klein mogelijk word. De tips die beschreven worden komen voornamelijk voort uit David Allan´s boek ´Getting things done´, en Stephen Covey´s boek ´Prioriteiten´.

 

VERWERK EMAIL 2 A 3 KEER PER DAG
Ik geloof niet dat iemand als belangrijkste verantwoordelijkheid in zijn of haar taakomschrijving ´het verwerken van E-mail´ heeft staan. Stephen Covey leert ons dat belangrijke taken altijd voorrang hebben over niet belangrijke taken om zo effectief mogelijk te werken. Dat betekent dat de dagelijkse werkzaamheden van een medewerker niet door elke nieuwe binnengekomen E-mail gestuurd moeten worden, maar door de taken en verantwoordelijkheden die bij de functie zijn gedefinieerd.
Zet daarom meldingen van nieuw binnengekomen E-mails uit om te voorkomen dat een pop-up onder in het scherm voor afleiding zorgt tijdens het uitvoeren van een taak (echt werk). (deze instellingen zijn in outlook 2007/2010 te vinden onder: Bestand / Opties / E-mail / onder het kopje ´ontvangst van bericht´) Deze pop-up zorgt ervoor dat de hersenen moeten schakelen tussen de taak waarmee iemand bezig is en het afvragen wat voor E-mail daar nu net binnenkomt. Dit mentale omschakelen, kost naast tijd ook energie. Nog meer uit den Boze is natuurlijk de belangrijke taak voor een moment laten liggen, om de nieuw binnengekomen E-mail lezen om er vervolgens niets mee te doen.
Verwerk E-mail 2 a 3 keer per dag, op een moment dat je zelf kiest, waardoor je batch-gewijs alle binnengekomen E-mails in 1 keer kunt afwerken, nadat je je belangrijke taken hebt volbracht. Wanneer je je dag begint met het uitvoeren van een belangrijke taak, geeft je dit direct een gevoel van voldoening. Covey geeft als tip om elke werkdag te beginnen met een belangrijke taak of taken, en daarna pas aan E-mail verwerken te beginnen.

 

HET POSTVAK-IN ALS ACTIELIJST
David Allen beschrijft het systeem van het Postvak-in als Actielijst. Dat betekent dat elke E-mail die niet gearchiveerd is betekent dat er iets mee gedaan moet worden: beantwoorden of een andere actie uitvoeren.
E-mails die vragen om kleine acties direct afhandelen. Zodra bewust besloten is om E-mails af te handelen, worden acties uit die de E-mail voorkomen en minder dan 2 minuten tijd vragen direct uitgevoerd. Een snel antwoord, een telefoontje, deze E-mails zouden slechts 1 keer gelezen hoeven te worden, waarna ze direct uit het Postvak-in verwijderd worden.
Grotere acties delegeren, of inplannen in de agenda. Acties uit E-mails die vragen om iets meer werk dan een paar minuten worden direct in de agenda ingepland, zodat de taak wordt uitvoert zodra belangrijkere zaken al afgerond zijn. Sommige taken kunnen worden gedelegeerd, waardoor er überhaupt geen tijd aan besteed hoeft te worden.
Archiveer wat afgehandeld is. Direct nadat de actie die een E-mail beschrijft is uitgevoerd of ingepland, word deze verplaatst naar een archief folder, zodat het Postvak-in alleen E-mails blijft bevatten die om actie vragen. Probeer het aantal archief folders zo klein mogelijk te houden, zodat oude E-mails relatief snel teruggevonden kunnen worden met de zoek functie.

 

E-MAILS FILTEREN
Het Postvak-in bevat idealiter alleen E-mails waarbij Actie gevraagd wordt. Een groot gedeelte van de E-mails zijn echter alleen ter kennisgeving en kunnen dan ook direct uit het Postvak-in verwijderd worden. In Outlook kunnen ook ´regels´ ingesteld worden om E-mails automatisch naar verschillende folders te verplaatsen zodra ze binnenkomen.
CC´s en Nieuwsbrieven automatisch naar een communicatie folder verplaatsen. 20% van de Mails die ik ontvangen heb in de afgelopen 6 maanden waren nieuwsbrieven en updates die onder het motto ´For Your Info (FYI)´ verzonden zijn. Deze belanden bij mij direct in een aparte folder welke ik zeer zelden door-scroll om te kijken of er niet iets belangrijks aan mijn aandacht voorbij is ontglipt. Tot nu toe is dat nog niet gebeurd.
Stuur meldingen van geaccepteerde meetings automatisch naar de prullenbak. Wanneer man veel meetings plant met grotere groepen, vormen de automatisch gegenereerde ´Persoon X heeft je meeting geaccepteerd´ E-mails een grote ruis in het Postvak-in. Weg ermee!  In Outlook is per Meeting zien welke deelnemers hebben toegezegd of afgewezen, dus dan zijn e-mails van elke deelnemer niet meer nodig. (In outlook 2007/2010: open de afspraak, klik bovenin op de knop ´Status´.) Ik laat toezeggingen automatisch naar de prullebak sturen en alleen ´met voorbehoud´ en ´afgewezen´ meldingen in mijn inbox komen.
Stuur meldingen van afwezigheid automatisch naar de prullenbak.  Eventueel kunnen ook meldingen van afwezigheid weg gefilterd worden. Tijdens het schrijven van een E-mail in Outlook 2007/2010, verschijnt automatisch bovenin het scherm een melding van de personen die een automatisch antwoord ingesteld hebben. Kijk welke collega´s er niet zijn, dan zijn extra E-mails van elke medewerker niet meer waarde toevoegend.

 

E-MAILS VOORKOMEN
De ´Postvak-in als actielijst oplossing´ en ´het filterprincipe´ zijn slechts methoden om met vele E-mails om te gaan, maar geen preventieve oplossing die met de Lean filosofie graag bereikt word. Een betere oplossing is om te voorkomen dat er überhaupt Mails binnenkomen waar geen persoonlijke interesse voor bestaat.
Zet meldingen van Sociale Media uit. Alle sociale Media zoals Facebook in LinkedIn, hebben instellingen waarin aangevinkt kan worden welke meldingen via E-mail verzonden worden. Bij mij staan alle vinkjes altijd uit. Ik beslis zelf wanneer ik naar Facebook of LinkedIn ga om te bekijken of ik berichten heb ontvangen of niet.
Houdt E-mails kort en bondig. Stuur waar mogelijk alleen korte E-mails, waarin je direct ´to-the-point´ komt. In de meeste gevallen is het niet belangrijk om de volledige totstandkoming van je vraag of het beslissingsproces te vermelden. Bovendien kan een lang verhaal beter mondeling overgedragen worden dan via een lange tekst.
Gebruik E-mails alleen voor bevestigingen van acties. Discussies horen mondeling, wellicht in een meeting te worden gevoerd en niet in (lange) geschreven teksten. In E-mails kunnen medewerkers over acties en afspraken worden geïnformeerd, maar discussies over deze acties en besluiten horen niet in de Mailbox thuis.

 

Met de in dit artikel beschreven 11 tips houd ikzelf sinds 6 maanden de tijd die ik aan E-mail besteed minimaal. Bovendien weet ik dat door mijn systeem van afhandelen, ik geen actie vergeet uit te voeren of reactie vergeet te schrijven. Dit geeft persoonlijke rust en zorgt ervoor dat ik me beter kan focussen op de werkzaamheden die echt belangrijk zijn voor mijn werk.

 

Ga verder naar:

Lean Toolbox - SIPOC

BRONNEN:
Allen, D., 2001, Getting Things Done, the Art of Stress-free Productivity, London: Penguin Books (samenvatting / bestel dit boek)

Covey, S, 1994, Prioriteiten, Effectieve Keuzes in Leven en Werk, Amsterdam: Business Contact (samenvatting  / bestel dit boek)

Go to top